Dokumentenmanagement als Baustein der Digitalisierung – fünf Tipps zum Einstieg
von Manfred Forst, Geschäftsführer DMSFACTORY GmbH*
Arbeitsabläufe verschlanken und effizienter gestalten, transparent und ressourcenschonend arbeiten – das alles erreichen Sie mithilfe der Digitalisierung. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) bilden den Weg dorthin. Darunter versteht man Softwarelösungen zur Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente in einem Unternehmen. Der Unterschied zwischen beiden: Ein DMS konzentriert sich auf die elektronische Verwaltung von Dokumenten, während Unternehmen mit einem ECM einen Schritt weiter gehen können. Statt die Inhalte nur zu verwalten, ermöglicht ein ECM die Weiterverarbeitung und Abbildung ganzer Prozesse.
Noch immer gibt es Vorbehalte bei KMU – digitale Lösungen seien nur rentabel für große Unternehmen. Unter anderem aus diesem Grund hängen sie bei der Anwendung solcher Systeme noch immer hinterher. Der Einstieg in die digitale Arbeitswelt erscheint wie eine Hürde, die scheinbar nicht alle schnell und einfach überwinden können – manchmal aus finanziellen, aber meistens eben auch aus personellen Gründen. Dabei haben wir in Deutschland die besten Voraussetzungen, denn hier gibt es nicht nur ein breit gefächertes Angebot an digitalen Lösungen, sondern auch das nötige Umdenken. Alles Faktoren, die den Sprung auf den Digitalisierungszug immens erleichtern.
Wie sollten mittelständische Unternehmen nun am besten beim Einstieg in die Themen DMS und ECM vorgehen?
Tipp 1: Spezifisches Ziel als Grundlage definieren
Bevor die Einführung startet, sollte klar sein, was die digitale Lösung überhaupt im Unternehmen bezwecken soll. Das erleichtert die Integration des Systems und die anschließende Nutzung erheblich. Denn es können nur Ziele erreicht werden, die auch existieren. Ein Beispiel: Das System soll die Bearbeitungsdauer einer eingehenden Rechnung verkürzen, um dem Unternehmen mehr Skonti zu ermöglichen. Das kann durch die Automatisierung einzelner Prozesse der Eingangsrechnungsverarbeitung geschehen.
Das alles ist natürlich einfacher, wenn das System eine einfache und intuitive Nutzung bietet. Übergreifend lässt sich also sagen, dass bei der Auswahl einer geeigneten Anwendung ebenfalls geprüft werden sollte, ob alle AnwenderInnen mit der Benutzeroberfläche des Systems arbeiten können. Daher empfiehlt es sich, Testversionen anzufordern und sich mit den Anwendungen vertraut zu machen.
Tipp 2: Auf Integrierbarkeit achten
Wie zukunftsfähig die Anwendung im Unternehmen ist, liegt wesentlich daran, ob sie in allen benötigten Bereichen angewendet werden kann. Es muss sich also in die vorhandenen IT-Systeme integrieren lassen und sollte leicht skalierbar sein, sich also auch an die Unternehmensgröße anpassen, d.h. nach und nach auf alle Abteilungen ausweiten lassen. So muss man nicht für jeden neuen Anwendungsfall eine neue Lösung anschaffen.
Tipp 3: Die MitarbeiterInnen miteinbeziehen
Bei Digitalisierungsmaßnahmen nicht diejenigen aus dem Umstellungsprozess ausschließen, die später mit dem System arbeiten müssen! Meistens werden strategische Entscheidungen – und dazu gehört die Einführung unternehmensweiter Software wie eines DMS oder ECM – in den Chefetagen getroffen. Dabei lassen sich Optimierungsmaßnahmen nur erfolgreich entwickeln, wenn die Probleme, die mit der Änderung gelöst werden sollen, klar definiert werden. Deshalb: Binden Sie MitarbeiterInnen aktiv in den Umstellungs- und Optimierungsprozess mit ein, indem sie regelmäßig nach ihren Problemen, Erfahrungen und Verbesserungsideen fragen.
Tipp 4: Nicht überstürzen!
Statt des unternehmensweiten Big-Bang besser eine durchdachte Step-by-Step-Einführung. Beginnen Sie beispielsweise in einer bestimmten Abteilung und weiten es auf andere Abteilungen aus, wenn die Einführung erfolgreich abgeschlossen ist. So lassen sich während der Einführung aufkommende Probleme besser beheben und Anforderungen nachjustieren.
Zusätzlich können sich Ihre MitarbeiterInnen langsam an die Entlastung durch die digitale Lösung gewöhnen und haben Zeit, ihren Arbeitsalltag neu zu strukturieren.
Tipp 5: Mit stetiger Optimierung an der Spitze bleiben
Nach erfolgreicher Einführung nicht stehen bleiben! Das System sollte immer wieder mithilfe gewonnener Erfahrungen und durch Setzen neuer Ziele optimiert und ausgebaut werden. Ist etwa die Zielsetzung zu Beginn der Einführung noch aktuell? Wie können entstandene Anfangsschwierigkeiten behoben und in Zukunft vermieden werden? Sind alle mit den neuen Arbeitsprozessen zufrieden?
Fazit
Der Mittelstand hängt, was die Anwendung von digitalen Lösungen angeht, noch stark hinterher. Dabei bringen solche Systeme besonders mittelständischen Unternehmen viele Vorteile. Ihre Einführung scheint im ersten Moment aufwändig, aber mit zielgerichteter Vorbereitung und der richtigen Anwendung schafft es jedes Unternehmen, egal welcher Größe. Gepaart mit einem offenen und flexiblen Mindset pflastern sie den Weg zum Unternehmenserfolg.
* Die DMSFACTORY GmbH ist ein IT-Lösungsdienstleister mit den Schwerpunkten Dokumentenerfassung, Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise-Content-Management (ECM), Archivierung, Business Process Management (BPM) und Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA). Ihr Portfolio ist branchenneutral und richtet sich an nationale und internationale Unternehmen. Die DMSFACTORY ist Partner von ABBYY, Hyland, Kendox, Kofax und M-Files und u.a. für ABBYY FlexiCapture, Saperion ECM, Kofax Capture und M-Files Online zertifiziert. Sie entwickelt eigene Software, passt Lösungen an projektspezifische Anforderungen an und erstellt kundenindividuelle Komponenten. Bei der Realisierung des papierlosen Büros und in ihrem gesamten Arbeitsspektrum setzt sie auf eine transparente Arbeitsweise. Von der Beratung und Planung über die Systemintegration, die Schulung der Anwender|innen und Administrator|innen bis hin zu Wartung und Support erhalten Unternehmen bei der DMSFACTORY alles aus einer Hand.
