Von Bäumchen-wechsle-dich zum agilen Unternehmen: Das steckt hinter Desk Sharing

Die Erinnerung an das Kinderspiel ist bei vielen sicherlich noch nicht verblasst: Bei Bäumchen-wechsle-dich müssen alle Mitspieler regelmäßig den Baum wechseln – und einer bleibt stets übrig. Dieses Gefühl scheint sich bei nicht wenigen Angestellten neuerdings auch im Büro einzustellen: Durch Desk Sharing, also das Teilen der Arbeitsplätze, gibt es in Unternehmen keine festen Schreibtische mehr. Berechnungen der Swiss Re zufolge sind die Plätze heute nur noch etwa die Hälfte der Zeit überhaupt besetzt. Kein Wunder also, dass Unternehmen beim Desk Sharing nicht mehr jedem Mitarbeiter einen Platz vorhalten. Denn im Schnitt kommen noch sieben bis acht Arbeitsplätze auf zehn Angestellte. 

Mitarbeiter sind höchst unzufrieden mit aktuellen Desk Sharing-Praktiken

Doch wie eine Umfrage der österreichischen Handelszeitung in Kooperation mit icommit zeigt, sind Mitarbeiter äußerst unzufrieden mit dem Konzept. Das betrifft sowohl die Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten als auch Flexibilität und Zugehörigkeitsgefühl. Die tägliche Arbeitsplatzsuche schlägt damit nicht nur aufs Gemüt und stresst, sondern wirkt sich nachhaltig auf die Motivation der Mitarbeiter aus.

Tatsächlich ist der Misserfolg von Desk Sharing jedoch nicht der Methode selbst, sondern seiner Umsetzung geschuldet. Ursprünglich wurde Desk Sharing nur im Verbund mit weiteren Maßnahmen der New Work gedacht, sodass es keinen morgendlichen Run auf die begehrten Arbeitsplätze geben sollte. Stattdessen sollte Desk Sharing in enger Verbindung mit Homeoffice, sowie Rückzugs- und Kreativorten umgesetzt werden. Leider haben sich gerade letztere in den Unternehmen nicht durchgesetzt, wodurch der Druck auf Desk Sharing theoretisch gemindert werden würde. 

Zusätzlich gibt es weitere erfolgskritische Maßnahmen für das Teilen von Arbeitsplätzen:

• Alle zur Arbeit notwendigen Dokumente sollten über einen geschützten Online-Bereich zugänglich sein. Dank Cloud ist das heute kein Problem mehr – und hilft nicht nur den täglichen Sitzplatzwechsel leichter umzusetzen.
• Neben klassischen Schreibtischarbeitsplätzen sollte es unbedingt zusätzliche Arbeitsplätze geben. Insbesondere Konferenz-, Gruppenarbeits- und Ruheräume sind für Mitarbeiter wichtig.
• Alle Schreibtische sollten gleich ausgestattet sein, damit kein Zwei-Klassen-System entsteht. Zusätzlich sollten sie einfach ergonomisch anpassbar sein.
• Eine Clean-Desk-Policy ist unabdinglich: Alle Schreibtische müssen abends leer geräumt werden, nichts darf mehr auf dem Platz bleiben. Für die Umsetzung eignen sich Schließfächer, in die Mitarbeiter ihre Laptops oder Kaffeetassen einschließen können.

Ebenfalls hilfreich ist es in großen Unternehmen, sich auf digitale Art und Weise einen Überblick zu verschaffen: Ein Online-System könnte so zum Beispiel in Echtzeit anzeigen, welche Arbeitsplätze gerade belegt sind. So spart man sich weite Wege, um am Ende doch woanders hin ausweichen zu müssen. Bei kleineren Unternehmen reicht dafür noch die Sichtkontrolle aus. Hierfür sollten Büro allerdings transparent gestaltet werden – also entweder ohne Wände oder nur mit Glaswänden unterteilt. 

Grundsätzlich aber gilt: Möchte ein Unternehmen Desk Sharing einführen, sollte es aus den Fehlern anderer Firmen lernen und die eigenen Mitarbeiter gründlich befragen. Sonst kann das Konzept schnell zum allgemeinen Exodus führen.